Uno dei momenti che più mi ha entusiasmato nella mia attività di responsabile del moto club Motociclisti era quello di organizzare nei minimi dettagli le gite domenicali. Una attività a tempo pieno e ben complicata se si vuole fare bene e che ho svolto per anni e anni per il solo piacere di dare ai miei iscritti la possibilità di godere appieno di un vero momento di relax in compagnia di amici che condividono una passione comune, quella della moto.

Purtroppo, come accade nelle feste di compleanno, chi si preoccupa di organizzare l’evento e che tutto vada la meglio, è proprio colui che è festeggiato. Ci si prodiga continuamente che non nascano intoppi imprevisti che rovinino la festa a tutti, sopratutto agli altri, e di solito ci si diverte molto meno e si finisce stressati.

Quando ho cominciato l’attività di club nel lontano dicembre 1999, non esisteva nel web una formula esaustiva e collaudata che venisse applicata con metodo a cui ispirarsi. Si partiva alla bene meglio e ci arrangiava di conseguenza, con risultati ben immaginabili. La maggior parte delle volte, un vero disastro. :-(

Con il tempo e l’esperienza, ho dovuto inventare ed affinare il perfetto, o quasi, modus operandi. Ho sviluppato il metodo organizzativo, che si è affinato di particolari ed accortezze, facendo tesoro degli intoppi che non sono mai mancati e cercando di rendere elastica la programmazione dell’evento di modo tale da poter gestire ogni eventuale inconveniente non prevedibile. E’ necessario trovare sempre una via d’uscita.

In genere la base di un evento motociclistico è la classica gita motociclistica che di solito si svolge durante la domenica per ovvi motivi, il metodo però è semplicemente replicabile per ogni evenienza solo che la difficoltà sta che ingrandisce in modo direttamente proporzionale in funzione della durata e della dimensione dell’evento stesso.

Ciò che non bisogna mai dimenticare quando si pensa ad organizzare una gita, un raduno, un viaggio o qualsiasi altre cosa, è a quale bacino di utenza ci si rivolge. I parametri vitali sono i seguenti. Età media dei partecipanti, tipologia di motocicletta utilizzata che potrebbe essere turistica o sportiva, presenza o meno di accompagnatrici, le famose zavorrine, o di piloti del gentil sesso, di conseguenza in generale il grado medio di esperienza alla guida del mezzo, difficoltà e lunghezza del percorso che si vuole proporre. Bisogna inoltre tener presente il feeling di gruppo ed umore dello stesso, capacità dei partecipanti nel riconoscere la incondizionata leadership del capo e dei suoi eventuali gregari e quali sono le sue disponibilità sulle tipologie di tracciato medio preferito. Pare poco, eppure nel listare il succitato sono sicuro che mi sono dimenticato per strada qualche cosa.

Ovviamente, ognuno di noi che gestisce o ha gestito in passato un moto club, conosce i suoi polli, e sa benissimo quali sono le tendenze di gruppo. A complicare le cose ci sono numerose variabili tra cui il numero dei partecipanti, e si sa bene che più persone ci sono a partecipare minori saranno le possibilità di rendere la globalità dell’insieme soddisfatta e di riuscire nel successo dell’evento proposto.

Permettetemi una piccola disquisizione / polemica:

Vale il detto che troppi galli a cantare non si fa mai giorno, ci sarà sempre qualcuno che si lamenta del fatto che qualcosa non è andato come “ci si” aspettava e ciò indipendentemente se il servizio è fornito “alla buona e vogliamoci bene” oppure a “pagamento”.

Il “ci si” citato nel precedente paragrafo è ampiamente voluto e non è un caso, di solito ci si lamenta singolarmente citando però sempre, e per farsi scudo psicologico, un non ben identificabile malumore generale che si trascina da tempo, anche se non esiste affatto. Magari il fatto che, il servizio sia fornito a fronte di un corrisposto, aggrava ulteriormente e drammaticamente il tutto in modo esponenziale. Per esperienza posso affermare che se non si è più che motivati e veri appassionati, ben presto si getta la spugna. Perché, in fin dei coni, ma chi c’è lo fa fare?

Questo bene inteso; ed è inoltre da ricordarsi che anche quando tutto andrà per il meglio, parafrasando il detto del va liscio come l’olio, nessuno o ben pochi si ricorderanno di elogiare o ringraziare l’organizzatore, perché come si scoprirà presto, “il gruppo” pensa che tutto, ma proprio tutto sia dovuto.

Fine della disquisizione / polemica.

Semplificando, che di fatti è lo scopo principale dell’articolo che sto scrivendo, la gita deve essere studiata a tavolino molto tempo prima che la stessa si svolga perché un’ attenta preparazione ed una preventiva presentazione garantisce la maggior percentuale di successo possibile.

Si preveda quindi una fase in cui si presenta l’evento, di solito nel forum ove il moto club svolge le proprie attività, ma potrebbe essere anche una sede sociale e così via. Ciò deve includere una preparazione dettagliatissima, così descritta e suddivisa in tre macro fasi.

Inizio, proseguo e fine dell’evento. Niente di meglio che un esempio di seguito che valga per tutti poiché lo stesso vale mille e più mille parole scritte. In rosso troverete delle eventuali note descrittive.

Vi invito a valutare l’utilizzo del grassetto, della dimensione dei caratteri ed anche del font, l’utilizzo del colore mai troppo acceso per non innervosire il lettore o stancare la vista e sicuramente mai presentare un testo colorato che disperde l’importanza tra ciò che è fondamentale ed il cosa non lo è affatto, valutate inoltre la disposizione delle informazioni, ed insomma niente, assolutamente niente deve essere lasciato al caso.

L’esempio che quindi segue è molto dettagliato, potrebbe anche sembrare troppo dettagliato, si scoprirà tristemente a proprie spese quanto sia importante comunicare con le persone e sopratutto scrivere in modo inequivocabile cosa si intende fare, quando, come e perché. Ovviamente dipende molto dalle proprie abitudini, disponibilità di tempo o attenzione ed interesse dell’utenza finale nel decidere quante e quali informazioni inserire nel programa. Fate vobis ricordando il sic transit gloria mundi.

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Gita a Sermoneta:

quando: 15 gennaio 2012

dove: Sermoneta città provincia di Latina

perché: ore 15.00 importante avvenimento di una manifestazione di motocross/enduro organizzata dalla FMI, variante per i non interessanti visita guidata al centro storico della città.

come: pranzo al sacco, previsto ristorante in convenzione vicino la località della manifestazione previo prenotazione

pranzo: segue descrizione dettagliata del menù pranzo con l’indicazione del prezzo in convenzione, attenzione a non scrivere mai il riferimento del ristorante. Il mondo è pieno di piccoli esseri invidiosi desiderosi di sfogarsi in scherzi da prete. I riferimenti verranno comunicati direttamente agli interessati la mattina dell’appuntamento.

varie ed eventuali: costo facoltativo 10 Euro per l’acquisto del biglietto per partecipare alla manifestazione

descrizione del luogo di destinazione:

Sermoneta è uno dei centri medievali più interessanti del Lazio meridionale, con una struttura urbana ancora intatta e raccolta all’interno della cinta muraria. Sorge a 257 metri sul livello del mare, in una posizione tale da ergersi maestosa e dominare la grande Pianura Pontina.

piccoli cenni storici:

Nel XIII secolo inizia la signoria della famiglia Caetani, insediatasi grazie a Papa Bonifacio VIII. Sermoneta oltre ad essere Città d’Arte è stata riconosciuta dal Touring Club Italiano “Bandiera Arancione” tra i 100 paesi meglio conservati dell’entroterra italiano. È uno dei set privilegiati per l’industria cinematografica.

da visitare:

Da visitare nel Centro Storico: il Castello Caetani; la Cattedrale di Santa Maria Assunta; la Loggia dei Mercanti; il Museo della Ceramica, il Museo Diocesano; il Percorso Museale delle Mura Urbane. Non lontano dal centro storico: la Chiesa ed ex Convento di San Francesco; l’Abbazia di Valvisciolo; i Giardini di Ninfa.

Descrizione dello svolgimento dell’evento:

Partenza:

appuntamento: ore 09.00 viale Civiltà del Lavoro, 46 di fronte a Colosseo Quadrato lato edicola dei giornali 

note: si invita i partecipanti a presentarsi puntuali, con il pieno di benzina, la moto in ordine e colazione fatta

orario di partenza: ore 09,15 improrogabile. Eventuali ritardatari sappiano che dovranno raggiungere il gruppo facendo riferimento alle tappe di sota intermedia previste dal programma dell’evento.

Arrivo:

note: sistemazione, parcheggio moto e il gruppo provvederà ad orientarsi come stabilito, libertà di scelta per le modalità di pranzo. Ci si vede alle ore 15.00 per assistere alla manifestazione.

Rientro:

note: rientro di gruppo previsto per la statale Pontina SS 148 per facilitare velocemente il rientro a casa. Eventualmente il gruppo è libero di sciogliersi e i componenti di rientrare a seconda delle proprie preferenze.

Informazioni aggiuntive:

Mappa del percorso:

lunghezza del percorso: 75,1 km

durata del viaggio: 1 ora 34 min circa

strada: Strada Statale Appia SS7, curve a go-go.

tappa di sosta 1 prevista: Marino, con pausa ristoro ore 10.00 circa

tappa di sosta 2: Le Castella, con pausa ristoro ore 11.00 circa 

Mappa Google fornire nel caso coordinate GPS, c’è sempre un amante del GPS.

Avvisi importanti:

il moto club non si assume la responsabilità per furto e/o deterioramento dei mezzi causa incidente od eventi naturali, delle proprie cose od altrui durante tutto il periodo di svolgimento della gita. Si ricorda che il viaggio organizzato dai responsabili  e che rispetta il codice della strada ed impone ai suoi partecipanti di adeguarsi allo stesso e alle indicazioni delle guide o delle staffette. Ogni eventuale responsabilità civile e penale è rimandata agli eventuali trasgressori della legge italiana. E bla bla giù un mare di altri avvisi che possano salvarvi da qualche demente di turno. 

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Diciamo che, in linea di massima, quanto sino ad ora descritto dovrebbe essere un suggerimento sul come organizzare e presentare una gita domenicale od un qualsiasi altro evento. Credetemi quando vi dico che “il metodo organizzativo Motociclisti.net” è stato ampiamente copiato innumerevoli volte e ciò è fonte di un mio personale compiacimento perché significa che funzionava e funziona tutt’ora.

In finis. C’è una parte che ho volutamente tralasciato perché riguarda un argomento affine ma che merita tutt’altro spazio dedicato che è come i responsabili di moto club debbano organizzarsi per gestire il gruppo durante gli spostamenti. Questa è una cosa che ho imparato frequentando Catania in Moto.

Che tutto vada per il verso giusto e come programmato? Scordatevelo. :-)

G.